Lors de la création d‘une facture, celle-ci doit impérativement porter des mentions obligatoires. D’ailleurs, le processus de facturation est très encadré par la législation fiscale et commerciale. L’émission de factures non-conformes expose l’émetteur à diverses sanctions telles qu’une amende, une contravention, une annulation de vente, etc. Mais concrètement, qu’est-ce qu’une facture ? Quelles sont les mentions obligatoires à mettre sur une facture ? Pourquoi est-ce si important ? Combien de temps doit-elle être conservée ? On vous explique tout dans cet article. Suivez le guide et bonne lecture !

Qu’est-ce qu’une facture ?

C’est un document qui prouve un acte d’achat ou une vente. En effet, c’est un élément indispensable quand on veut fournir un service ou un produit à un client. La facture identifie toujours deux parties :

  • le créancier (l’entreprise) ;
  • le débiteur (le client) ;

Suite à l’envoi de la facture, le débiteur s’engage à payer le montant indiqué avant la fin de la date d’échéance. Nous distinguons 2 types de factures :

  • La facture pro forma : celle-ci est établie dès l’achat ;
  • La facture définitive : elle est établie dès la livraison d’un produit ou suite à la prestation de services.

En général, les factures doivent être conservées par les deux parties pour une durée de 10 ans (cela dépend de la nature du produit ou du service).

Les mentions obligatoires sur les factures

L’article L441-3 du code du commerce précise qu’il est impératif d’indiquer sur ses factures des mentions obligatoires :

  • l’identité du professionnel et du client ;
  • type de facture (Facture, Avoir, Acompte) ;
  • la date de la facture;
  • la date d’émission de la facture
  • le numéro de la facture ;
  • numéro de Tva Intra de la société
  • numéro de Siret de la Société ;
  • Identifiant et raison social de la société ;
  • code postal, ville et pays de la société ;
  • rcs de la société ;
  • code Ape/Naf de la société ;
  • la date de la vente ou de la prestation de service ;
  • le taux de TVA applicable ; ;
  • diverses mentions si la taxe n’est pas appliquée : exemple, ‘auto liquidation’
  • le montant de la TVA et de la facture ;
  • les conditions de règlement ;
  • tous les renseignements en rapport à la vente de produits ou de services rendus (quantité, dénomination précise…) ;
  • le montant total à payer (HT et TTC) ;
  • les taux de pénalités en cas de retard de paiement ….;
  • mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € (obligatoire uniquement pour clients professionnels) ;
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, etc. ;
  • le numéro de la commande ou livraison, si la facture a été crée par un de ces documents;

En plus de ces obligations et en fonction que votre client soit en personnes physique ou morale, vous devez aussi indiquer les champs suivants :

Personnes Morales :

  • Raison social du client
  • Adresse, Code postal, Ville et Pays du client
  • Numéro de TVA Intra du client

Personnes Physique:

  • Nom du client
  • Code postal du client

Numérotation des factures | Les règles

Chaque facture délivrée par un professionnel doit posséder un numéro. Attention, celui-ci ne doit pas être défini au hasard. Il doit être unique, basé sur une séquence chronologique, en continue et sans rupture. Bien entendu, si une facture possède plusieurs pages, le numéro devra être indiqué sur chacune d’entre elle. Vous l’aurez compris : un logiciel de facturation en ligne certifié est indispensable.

L’importance de créer des factures conformes à la législation

Une entreprise doit créer des factures conformes à la législation pour diverses raisons :

  • c’est un document commercial : il détaille les conditions de vente, les modalités de paiement ou de négociation ;
  • c’est un document juridique : il est encadré par le code du commerce ;
  • c’est un document fiscal : la facture est encadrée par le code des impôts. Pour le vendeur, elle est le support de la collecte de la TVA ;
  • c’est un document opérationnel : la facture permet de faire le lien entre la comptabilité et la gestion commerciale.

Des sanctions pénales pour le dirigeant

Le responsable de l'établissement risque une amende de 75 000 euros. S'il récidive dans les 2 ans, ce montant peut doubler et atteindre 150 000 euros. Prenez donc toutes les précautions nécessaires afin que vos factures comportent toutes les mentions obligatoires.

Des sanctions pénales pour l’entreprise

L’entreprise est une personne morale, mais elle peut aussi être concernée. Si elle ne respecte pas les règles de facturation, elle peut être condamnée à 375 000 euros d'amende. En cas de récidive (dans un délai de deux ans), l'amende peut s’élever jusqu'à 1 500 000 euros. L’entreprise risque aussi d'être exclus des marchés publics, et cela, pour une durée de 5 ans. L'acheteur peut être également poursuivi. Ce dernier doit donc vérifier si la facture comporte bien toutes les mentions exigées par la loi. De plus, si celle-ci ne lui a pas été remise, il se doit de la réclamer le plus rapidement possible.

Des sanctions fiscales

Sachez également qu’une entreprise peut être condamnée à une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou inexacte, et cela, pour chacune des factures. De plus, si l'entreprise oublie la mention de l'indemnité et le montant dans les conditions de règlement, elle peut être également sanctionnée d'une amende s'élevant à 15 000 euros.

Combien de temps conserver une facture

Précédemment, nous avons évoqué le fait que l’émetteur de la facture et le client doivent conserver la facture pour une durée de 10 ans. Pour ce faire, ils peuvent imprimer les factures en format papier ou les numériser en format PDF. Cependant, ce type de document doit absolument être horodaté pour conserver la date des opérations, mais aussi, être assorti à un dispositif de sécurité.

Ne pas respecter les règles de facturations peut avoir de lourdes conséquences. C’est pourquoi, il est impératif de respecter les mentions obligatoires sur une facture. Heureusement, nous sommes toujours à l’écoute de nos clients afin de répondre au mieux à leurs besoins. Vous pouvez également venir tester notre logiciel de facturation certifié en ligne pendant 15 jours . C’est totalement gratuit et sans engagement. Il vous permettra de gagner du temps et de gérer vos factures d’une main de fer. Bien entendu, si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.