Une facture est un document commercial comptable et fiscal important

Lorsque l'on démarre son activité, on recherche souvent un modèle de facture gratuit sur Excel, sans avoir conscience de l'importance d'une facture et de ce qu'un logiciel de facturation peut vraiment apporter.

Au niveau commercial, une facture est un document qui permet à votre entreprise de se faire payer les produits et/ou services qu'elle fournit à ses clients.

Au niveau comptable : un factures est une pièce justificative comptable qui permet d'enregistrer les ventes de votre entreprise.

Au niveau fiscal, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires et doit être conservée pendant au moins 6 ans, nous reviendrons dans un nouvel article sur les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures en France.

Pourquoi ne pas utiliser un modèle de facture sur Word ou Excel gratuit ?

Lorsque qu’un entrepreneur démarre son entreprise et qu’il doit rédiger sa première facture pour enregistrer sa première vente : il fait souvent l’erreur de chercher sur internet un modèle de facture gratuit sur Excel.

Après quelques temps, son entreprise prend de l’ampleur :

  • Il doit maintenant rédiger plusieurs factures par semaine voir par jour.
  • Il vend de plus en plus d’articles ou de services différents à des clients différents.
  • Il doit vérifier que la numérotation de ses factures est correcte.
  • Il doit vérifier que toutes ses factures précédentes sont soldées et éventuellement envoyer des relances aux mauvais payeurs.
  • Il doit rédiger de nombreuses offres et suivre les devis qu’il a transmis à ses prospects.
  • Il doit retrouver et vérifier toutes les factures transmises à un client car ce client bloque le paiement pour une raison douteuse ou simplement gagner du temps.
  • Il doit envoyer un duplicata à un de ses clients qui a égaré la facture originale.
  • Il ne peut pas facilement retrouver l’adresse d’un client, le prix d’un article.
  • Il doit à chaque facture vérifié que la numérotation est correcte et respecte la séquence continue.
  • Il doit calculer manuellement son chiffre d’affaire du mois et sa trésorerie.
  • Il doit penser à faire des sauvegardes des fichiers Excel de ses factures.
  • Il doit protéger son PC contre les Virus, les pannes, les pertes, les vols…
  • Il doit transmettre à son comptable toutes les factures du trimestre précédent pour encoder sa comptabilité.
  • Il doit éventuellement préparer un contrôle fiscal.

Et tout cela en plus de son activité principale qui prend au début en général plus de 12 heures par jour et de toutes les autres tâches administratives liée à la gestion de son entreprise.

Au bout d’un moment, il commence à regretter son choix car il remarque qu’il passe plus de temps devant son ordinateur sur Excel pour les corvées de gestion que pour développer son activité.

Utiliser un logiciel de facturation sur le cloud, vous fait gagner du temps et vous protège des dangers de l'utilisation d'un modèle de facture gratuit sur Excel.

Avec un logiciel de facturation en ligne, vous ne rencontrerez pas tous les problèmes cités précédemment et vous gagnerez du temps pour vous consacrer à votre activité principale.

Est-ce légal d’utiliser un modèle de facture sur Excel en France ?

Non, si vous facturez à des non-assujettis à la TVA (un seul particulier suffit), vous ne pouvez pas utiliser un modèle de facture gratuit sur Excel ou Word.

Vous risquez 7500 EUR d’amende : vous devez utilisez un logiciel qui garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de ventes. Word ou Excel ne sont pas des solutions de facturation conformes à la loi de lutte contre la fraude à la TVA.

Si vous facturez uniquement à des professionnels en plus de vous faire perdre beaucoup de temps, vous aurez du mal à respecter les obligations légales de piste d’audit fiable, de mentions obligatoires sur vos factures, de droit de communication, de conservations des pièces justificatives, d’archivage fiscale… en cas de contrôle l’administration fiscale, vous allez galérez pour prouver la véracité de votre comptabilité.

Le logiciel de facturation Flexina certifié NF203 vous garantit de respecter les obligations légales en matière de gestion commerciale en France.

Flexina est certifié NF203 par Afnor Certification (Infocert), le seul organisme accrédité par l’administration française pour la certification des logiciels de gestion commerciale (facturation).

Cette certification est difficile à obtenir et vérifie que le logiciel respecte les exigences légales françaises au niveau des fonctionnalités du logiciel, au niveau de la production de l’archive fiscale, au niveau de la sécurisation, au niveau de la qualité de notre service client, au niveau de la qualité du logiciel en lui-même et des procédures de tests mises en place.

Avec Flexina, vous pouvez personnaliser entièrement vos modèles de factures gratuitement avec l’aide de professionnels de la facturation.

Lorsque vous devenez client, notre service client vous aide gratuitement à configurer votre modèle de facture professionnel.

Vous pouvez ainsi émettre directement des factures légales avec un modèle entièrement personnalisable, à l’image de votre entreprise, qui respecte les obligations légales en France et c’est un service offert gratuitement à tous nos nouveaux clients.

N’utilisez pas un modèle de facture gratuit sur Excel, mais faites confiance à Flexina

Avec le logiciel de facturation sur le cloud Flexina, vous gagnerez en moyenne plus de deux heures par jours pour votre gestion commerciale.

Les données de gestion de votre entreprises seront protégées et sauvegardées automatiquement plusieurs fois par jour.

Vous pourrez accéder rapidement à votre facturation et gestion commerciale à tout moment et de partout (chez vos clients, en vacances, chez votre belle-mère… ) à partir de votre téléphone, tablette, PC ou MAC.

Vous aurez à vos côtés un service client compétent composé d’ingénieurs en informatique et de comptables qui depuis maintenant plus de 10 ans accompagne des centaines d’autres entrepreneurs.

Vous utiliserez une solution 100% légale en France et fiable dont la conformité et la qualité a été vérifiée en passant une certification difficile à obtenir par le seul organisme accrédité par l’état français pour la conformité des systèmes de gestion commerciale.

N'hésitez pas à tester notre logiciel de facturation en ligne, vous pourrez ainsi facturer plus rapidement avec une solution bien plus professionnelle qu'un modèle de facture gratuit sur Excel.