Attention aux faux logiciels de facturation certifiés loi anti-fraude à la TVA, le choix d’un tel logiciel peut avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise.

Si vous cherchez sur Internet « logiciel de facturation certifié » ou « facturation certifiée », vous allez tomber sur de nombreux éditeurs qui profitent de la loi anti-fraude pour vendre leurs logiciels (souvent des faux gratuits) en les faisant passer pour des logiciels certifiés. Un éditeur ne peut pas certifier lui-même son logiciel, si le certificat n'est pas émis par Afnor (NF203 ou NF525) ou par le LNE : c'est un faux ou une attestation qu'ils font passer pour une certification.

Vous trouverez de nombreux blogs spécialisés ou sites de comparaisons (sponsorisés par ces éditeurs) qui vont vous faire croire que ces faux logiciels certifiés sont fiables et conformes, certains vont très loin en déclarant "certifié par l'état français" : l'état ne certifie pas les logiciels de facturation.

Cet article va vous expliquer la différence entre un logiciel de facturation conforme anti-fraude à la TVA certifié ou attesté.

La loi anti-fraude à la TVA impose l'utilisation d'un logiciel conforme soit par une certification ou une auto-attestation

Fin décembre 2015, pour lutter contre la fraude à la TVA, un article est voté dans la loi de finance (article 88 - n° 2015-1785), initialement cet article oblige les entreprises en France d’utiliser à partir du 1er Janvier 2018 un logiciel de caisse, de gestion ou de comptabilité anti-fraude à la TVA en vue d’un contrôle par l’administration fiscale.

Cet article prévoir que les logiciels de caisses, gestion ou comptabilité répondent à 4 critères : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données de ventes et que l’éditeur doit garantir ces critères via l’obtention d’une certification par un organisme indépendant et impartial accrédité par l’état (Afnor ou LNE) ou fournir à ses utilisateurs une auto-attestation.

Aujourd’hui cette législation concerne les logiciels de caisse, les logiciels de facturation, les logiciels de gestion et même les sites e-commerce utilisés par une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre des opérations de ventes à des non assujettis à la TVA et parallèlement à cela, l’administration a renforcé les sanctions pour les entreprises qui utilisent un logiciel frauduleux ou permissif.

Les logiciels de facturation auto-attestés qui se disent certifiés peuvent être un danger pour votre entreprise.

La loi prévoit deux façons pour les éditeurs de prouver que leur logiciel est conforme à ses utilisateurs.

La certification par un organisme indépendant et accrédité par l'état (AFNOR ou LNE)

Pour les éditeurs, la certification est difficile à obtenir car elle demande beaucoup d’investissement, de travail de préparation, un code de qualité, des procédures de tests du logiciel, de la documentation technique...

Mais pour les entreprises, utiliser un logiciel certifié garantit que leur logiciel de gestion est vraiment conforme et que ses fonctionnalités et sa qualité sont contrôlées par un organisme indépendant accrédité par l’état.

De plus, la certification n’est pas accordée à vie à l’éditeur, elle doit être renouvelée à chaque modification majeure du logiciel ou chaque année, l’éditeur doit ainsi assurer que les évolutions de son logiciel respectent la législation au risque de perdre sa certification.

L’auto-attestation de l’éditeur

L’éditeur peut prendre la responsabilité d’auto-attester que son logiciel est conforme, attention, il ne peut pas certifier lui-même son logiciel, c’est un point important, il peut uniquement fournir une attestation de conformité.

Beaucoup d’éditeurs choisissent l’auto-attestation car ils n’ont pas les capacités techniques pour passer la certification, n'ont pas passés les contrôles qualités ou des fonctionnalités nécessaires pour obtenir la certification, pour économiser du temps et de l’argent ou parce qu’ils pensent mieux connaitre les lois que les organismes certificateurs accrédités par l’Etat.

Certains éditeurs vous diront qu'ils ont choisis l'auto-attestation car chaque changement demande de repasser la certification : c'est faux, un logiciel certifié doit simplement assurer que les changements qu'il met en place sur son logiciel n'ont pas d'impacts sur les fonctionnalités qu'il a fait certifier.

L'entreprise utilisatrice est responsable de choisir un logiciel conforme.

La loi anti-fraude n'impose de s'équiper un logiciel de facturation, vous pouvez faire vos factures sur Excel à condition de tenir une comptabilité papier et d'utiliser Excel comme une machine à écrire, c'est à dire sans enregistrer votre facture.

Par contre, les entreprises concernées par la loi anti-fraude qui utilisent un logiciel de facturation sont responsables de s'équiper d'un logiciel conforme sous peine d'une amende de 7500 EUR : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/certification-logiciel-caisse

Choisir un logiciel auto-attesté peut être un danger car si l'administration constate qu'il n'est pas conforme, l’éditeur sera fortement sanctionné et votre logiciel pourra même être qualifié de frauduleux ou permissif avec des conséquences pour votre entreprise.

Vous êtes responsable de vous assurer de disposer d’un logiciel conforme, l’attestation de l’éditeur n'aura aucune valeur si le logiciel n’est pas conforme.

Comment vérifier si mon logiciel de facturation est conforme

Si votre logiciel de facturation est certifié NF203 par Afnor (INFOCERT) ou par le LNE, votre logiciel est conforme avec la loi de finance mais aussi avec les autres obligations légales en France, votre logiciel a été vérifié par un organisme indépendant accrédité par l’Etat qui s’engage à ne certifier que des logiciels qui répondent aux normes françaises.

Si l’éditeur dit qu’il est certifié sans avoir de certification, cela confirme qu’il ne maîtrise pas la législation française car seul deux organismes sont accrédités pour certifier les logiciels de gestion en France, il peut uniquement s’auto-attester et non se certifier lui-même.

Si l’éditeur fournit une auto-attestation, il faut être plus que prudent et vérifier que ce logiciel est vraiment conforme : vous avez la responsabilité d’utiliser un logiciel conforme.

Voici quelques points qui peuvent vous alerter que votre logiciel de facturation n’est pas conforme :

  • Le logiciel permet de supprimer une facture.
  • Le logiciel ne vérifie pas la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs.
  • Il permet de modifier une facture sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture.
  • Il ne vous offre pas la possibilité de télécharger l’archive fiscale que vous devez conserver en cas de contrôle de l’administration.
  • Il vous permet d’émettre des factures sans indiquer au minimum le nom et code postal pour un client particulier.
  • Il permet de faire des factures antidatées sans indiquer la date d’émission ou des factures dans le futur.
  • L’éditeur vous propose une version conforme pour facturer aux particuliers et une autre non conforme pour facturer aux professionnels.
  • Le logiciel ne procède pas à des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des ventes.
  • L’éditeur n’est pas en mesure de vous fournir la documentation technique et de tests sur le logiciel que l’administration peut réclamer en cas de contrôle.

Flexina est un logiciel de gestion commerciale certifié NF203 par AFNOR (Infocert)

Notre logiciel de facturation a obtenu la certification NF203 : cela vous assure qu’il est 100% conforme et certifié par un organisme accrédité par l’administration française.

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