Fonctionnement pour déposer une facture Flexina sur Chorus Pro ?

Votre entreprise doit facturer une vente ou une prestation à un client public, mais vous ne savez comment vous y prendre sur l’incontournable plateforme Chorus Pro ? Cette dernière étant reconnue comme manquant d’intuitivité, nous proposons de découvrir comment déposer votre facture sur Chorus Pro , ainsi que des astuces pour éviter une mauvaise prise en compte de cette dernière.

Quel processus pour déposer une facture sur Chorus Pro ?

  1. Créer une facture Flexina
  2. De préférence au format PDF avec ou sans signature électronique, vous pourrez déposer votre facture sur Chorus Pro sans risques. Grâce à la conformité des mentions légales du logiciel de facturation Flexina, ainsi qu’à sa mise en page claire et nette ou encore grâce aux calculs automatisés avec ou sans TVA, vous disposerez d’une facture qui se conformera à l’administration.

  3. Connexion au portail Chorus Pro
  4. Googlez « Chorus Pro Gouv », leurs services sont disponibles 24/24 heures et 7/7 jours. Des pics d’affluence peuvent cependant vous empêcher de déposer votre facture sur Chorus Pro, le serveur se retrouvant alors saturé. Des opérations de maintenance peuvent également rendre le système indisponible.

  5. Déposer la facture sur Chorus Pro
  6. Rendez-vous dans l’espace dédié « factures émises », puis dans « dépôt de factures ». Sur la page qui apparaît, plusieurs manipulations sont à faire :

    • importez votre fichier ;
    • indiquez à la plateforme son format en sélectionnant le format PDF non signé (ou signé) dans « format de dépôt » ;
    • renseignez le « cadre de facturation » afin d’indiquer s’il s’agit par exemple d’une facture de type A1: Dépôt facture fournisseur ;
    • choisissez la « structure », autrement dit indiquez la raison sociale de votre entreprise ;
    • lancez l’analyse de la pièce comptable avec le bouton « continuer », le logiciel étant en reconnaissance automatique de données. Patientez jusqu’à l’apparition d’une facture pré-remplie générée par Chorus Pro pour passer à l’étape suivante.

  7. Contrôler la reconnaissance automatique des données
  8. Vérifiez l’exactitude de toutes les données qui apparaissent sur cette nouvelle facture Chorus Pro. Les mentions reconnues étant bleutées, tandis que celles qui ont posé des difficultés, donneront naissance à un cadre vide à remplir manuellement.

    Notons que la facture Flexina que vous avez téléchargée restera ladite « facture originale », la facture pré-remplie Chorus Pro étant plutôt un formulaire complet destiné à améliorer le traitement de votre pièce comptable ainsi que son bon acheminement.

  9. Transmettre la facture Chorus Pro
  10. Cliquez sur « ajouter une pièce jointe » au besoin, puis sur « valider et envoyer », puis « confirmer et envoyer » pour la transmettre à votre client public. Apparaît alors le statut « déposée ». Il est également possible de la mettre brouillon voire de la supprimer au besoin, à condition de ne pas l’avoir encore transmise !

Les règles à respecter pour réussir à déposer sa facture sur Chorus Pro

Pour déposer une facture sur Chorus Pro sans devoir passer trop de temps à corriger ou compléter la facture Chorus Pro générée, plusieurs règles simples sont à respecter pour permettre au logiciel de reconnaissance automatique des données de réussir son travail.

Des données claires

Aucune donnée ne doit être mélangée avec une autre, chacune devant être dans un bloc bien distinct. Elle doit cependant absolument être associée et alignée devant son mot clé comme « numéro de SIRET » ou « montant total TTC à payer ». Enfin, pour éviter toute confusion, évitez également de répéter plusieurs fois la même donnée ou encore de placer des données différentes pour un mot clé identique. Par exemple, ne mettez pas deux fois le simple mot clé « adresse » pour parler de celle de votre entreprise et de celle de votre client.

Une présentation minimaliste

Pour déposer votre facture sur Chorus Pro de manière lisible, gardez en tête qu’un logiciel n’a pas la même vision que vous ! Tandis que pour notre oeil, les couleurs ou la mise en gras simplifient la lecture d’un document, cela complexifie les choses pour un algorithme qui doit lire des codes. Faites simple, et évitez également les espaces dans une suite de numéro. Une écriture noire et un fond blanc feront parfaitement l’affaire.

Autres astuces pour déposer une facture sur Chorus Pro

Dans le cas où vous n'utiliseriez malheureusement pas Flexina pour créer votre facture, prenez garde à :

  • Ne pas rajouter d’écriture manuelle, non reconnaissable par le logiciel de Chorus Pro ;
  • Ne pas faire d’erreurs de calculs, rien n’est re-calculé par Chorus ;
  • Les mots clé des mentions doivent rester basiques ;
  • Veillez à ce que la facture ne fasse pas plus de 3 pages et ne pas intégrer un autre document au sein du même PDF, comme un bon de commande ou un devis.

Retenons ainsi que déposer une facture sur Chorus Pro restera assez simple et peu chronophage si la facture d’origine est correctement établie, notamment via un logiciel de facturation aux normes.

N’hésitez pas à venir partager vos expériences et vos impressions dans les commentaires. Si vous n’avez pas encore essayé notre logiciel de facturation, nous vous invitons à venir le tester pendant 15 jours. De plus, si vous avez des questions ou besoin de renseignement, il vous suffit simplement de nous contacter.