Qu’est ce qu’un bon de commande ?

Vous envisagez d’entreprendre dans le secteur du commerce et vous vous questionnez sur l’utilité de faire des bons de commande ? Certes, le bon de commande n’est pas obligatoire, mais il est fortement conseillé d’en rédiger un à chaque commande, afin de protéger votre entreprise ainsi que la clientèle en cas de différends. Découvrez la fonction d’un bon de commande, son utilité dans le cadre de vos échanges commerciaux ainsi que les règles essentielles pour rédiger un bon de commande valide juridiquement.

Définition d’un bon de commande

Il s’agit d’un document établi dans un cadre commercial permettant de valider les clauses contractuelles d’un devis et également de faire office de contrat solide entre le client et votre entreprise. Le bon de commande, précédé d’un devis de préférence, justifie donc de l’existence d’une commande, protégeant ainsi les deux parties.

Son utilité

Faire un bon de commande permet donc la validation d’une promesse de vente, à condition que ce dernier soit signé par l’entreprise et le client. Le client s’engage ainsi à payer ce qu’il doit, tandis que l’entreprise s’engage à ne pas modifier la commande en ajoutant par exemple un produit ou en envoyant un produit différent. Enfin, le bon de commande peut également servir à l’information et à l'acceptation des conditions générales de vente (CGV) de l’entreprise par le client.

Pourquoi faire un bon de commande à ses clients ?

Valider une promesse de vente

Pour faire valider cet échange commercial, le client et l’entreprise doivent signer le bon de commande, manuellement ou à l’aide d’un tampon officiel. Ces signatures engagent l’entreprise à fournir la commande passée ainsi que le client à payer la fourniture commandée dans les délais impartis. Aucune modification sur la marchandise livrée ne pourra être effectuée à la suite de cet accord contractuel.

Se défendre à l’aide de CGV

Pour peaufiner cette promesse de vente, il est conseillé d’intégrer les conditions générales de vente de l’entreprise au bon de commande, afin de les faire valider par le client. Pour vous assurer de la bonne prise en compte des CGV par le client, vous pourrez les intégrer au verso du bon de commande papier ou à l’intérieur d’un même PDF pour un bon de commande en ligne. Enfin, ajoutez une case à cocher au niveau de la signature du bon indiquant que le client déclare avoir pris connaissance et accepté les conditions générales de vente ci-jointes.

Les bons de commande, une obligation ?

Il n’est légalement pas obligatoire de faire un bon de commande pour chaque commande passée par un client. Le simple accord entre les deux parties sur la commande et le prix suffisent pour valider un échange commercial. Toutefois, pour sécuriser et valider cet accord, le bon de commande est très fortement recommandé, surtout en cas de litiges, comme pour un impayé ou un produit non conforme aux attentes du client. Pour les prestations de services, la protection juridique passera plutôt par les clauses contractuelles d’un devis.

Comment faire un bon de commande en règle ?

Les mentions légales d’un bon de commande

Vous avez cherché comment rédiger un bon de commande sur Excel ou bien vous cherchez des modèles pour vous en inspirer ? La réalité est cependant plus compliquée, un grand nombre de mentions légales à apposer sur votre bon de commande sont nécessaires, chacune pouvant varier selon la forme de votre entreprise ou selon que votre client soit un particulier ou un professionnel.

Les logiciels de comptabilité

Par ailleurs, rappelons qu’un simple manquement sur une mention légale peut se retourner contre l’entreprise en cas de litiges avec le client. C’est pourquoi il pourra être judicieux de rédiger ces documents comptables sur un logiciel dédié, qui soit efficace et qui répondent à la réglementation belge.

Récapitulatif

Afin de confirmer votre crédibilité en tant qu’entreprise, il sera nécessaire de suivre les étapes suivantes pour un bon de commande conforme :

  • Remplir correctement le bon de commande à l’aide de l’ensemble des mentions légales obligatoires : bien se renseigner sur les obligations concernant la forme de votre entreprise ;
  • Suivre la législation en vigueur concernant le type de clauses contractuelles à insérer, selon que votre client soit un consommateur ou autre entreprise ;
  • Intégrer les conditions générales de vente de votre entreprise au bon de commande, afin que le consommateur ou le professionnel puisse en prendre connaissance ;
  • Toujours signer le bon de commande et le faire signer par le client, afin de valider la promesse de vente en tout sécurité (les termes et CGV étant ainsi compris dans les clauses contractuelles du bon de commande) ;
  • La facture fournie au client doit faire référence au numéro du bon de commande. Notons également que chaque bon de commande doit suivre une numérotation unique et continue.

À retenir sur les bons de commandes

Les bons de commandes nécessitent une grande précision dans leur rédaction, afin de protéger le client comme l’entreprise en cas de différends. Il forme un contrat solide entre les deux parties, les engageant mutuellement à respecter la commande. L’aspect sécuritaire pour l’entreprise pourra être optimisée avec l’intégration de CGV, ainsi que par l’utilisation d’un logiciel de gestion aux normes Française (NF 203) pour vos devis, factures et bons de commande.