Comment numéroter ses factures ?

En tant qu’entrepreneurs, vous savez déjà sans doute que vos devis et factures doivent se suivre chronologiquement ! Mais pour ceux qui se lancent juste dans la formidable aventure entrepreneuriale, vous ne savez peut-être pas encore comment correctement numéroter une facture. Découvrez dès maintenant les différentes règles et méthodes pour numéroter une facture dans les règles de l’art, en suivant le Code du commerce et le Code général des impôts.

Pourquoi avoir réglementé la numérotation des factures ?

Numéroter une facture n’est pas simplement un moyen de garder une comptabilité claire, cela permet aussi à l’administration fiscale de contrôler efficacement votre activité. En effet, la numérotation des factures impliquent obligatoirement :

  • Une numérotation effectuée grâce à une suite de codages, chiffrée et continue, et sans rupture inexpliquée (la facture F00037 de votre classeur devra obligatoirement être suivie de la facture F00038) ;
  • La chronologie suit la date de création d’une facture et non du paiement client ;
  • Chaque facture doit avoir son propre numéro.

Ces règles que l’on vous impose lorsque vous vous chargez de numéroter une facture, vous empêchent ainsi de :

  • créer deux factures au même numéro et ainsi de pouvoir dissimuler une rentrée d’argent dans vos livres comptables ;
  • d’ajouter une facture post-datées et de semer le chaos dans votre comptabilité.

Numéroter une facture dans les règles

Utiliser une numérotation liée à la temporalité

Un préfixe temporel pour numéroter une facture est la solution la plus simple pour éviter les erreurs. Vous pourrez choisir une méthode parmis celle-ci :

  • ANNÉE - numéro de facture : prenons l’exemple de la 32ème facture effectuée en août 2018 et la 45ème en octobre 2018, on pourra respectivement les noter F2018-0032 et F2018-0045. Cette méthode conviendra particulièrement aux activités engendrant peu de factures ;
  • ANNÉE - MOIS - numéro de facture : prenons l’exemple de la 10ème facture de l’année 2018 effectuée en juin et de la 45ème facture de l’année 2018 effectuée en septembre, on pourra respectivement les noter F2018-06-0010 et F2018-09-0045. Méthode idéale pour ceux qui ont un peu plus de factures ou qui souhaitent retrouver plus rapidement une facture client ou fournisseur.

Pour numéroter une facture de manière temporelle, il est préférable, mais non obligatoire, de ne pas revenir à 0 sur le numéro de facture au début de chaque nouveau mois. La mise à zéro pourra se faire en début de chaque nouvelle année. Attention, il est cependant interdit d’utiliser un préfixe mensuel sans préfixe annuel.

Astuce : Si vous débutez et que vous ne souhaitez pas le montrer à vos clients, il est possible de commencer à numéroter les factures à partir de 10 ou même 100.

Utiliser une autre méthode de numérotation des factures

Certaines entreprises ne peuvent numéroter leurs factures à l’aide d’une suite uniquement temporelle pour plusieurs raisons :

  • une clientèle répartie en différentes catégories, impliquant chacune une facturation différente et nécessitant ainsi un système différent d’émission de factures. Utiliser une série unique dans la temporalité serait ainsi ingérable, et il vaut mieux établir des séries distinctes pour chaque type de clients ;
  • une pluralité de sites de facturation, demandant ainsi une numérotation suivie continue, mais par site géographique.

Ainsi, pour numéroter leurs factures, il s’agira pour ces entreprises de convenir d’un préfixe codé correspondant à chaque site de facturation ou/et à chaque catégorie de clients, afin de pouvoir tout de même établir une facturation qui suive une chronologie continue et correctement classée.

Attention, cette méthode doit être efficacement préparée en amont de sa mise en place, afin d’éviter des erreurs fortement préjudiciables :

  • deux factures se retrouvant avec le même numéro ;
  • un vide comptable survenant dans une suite normalement chronologique propre à chaque série de factures.

Rappelons ainsi qu’il est risqué de procéder à une simple numérotation de factures automatique sur excel, surtout si votre activité génère pas mal de factures. Il pourra être judicieux d’utiliser un logiciel comptable efficace et aux normes.

À vos claviers : la bonne numérotation de factures est très important et ne peut pas être pris à la légère par l’entreprise. Et vous, avez-vous eu des difficultés pour numéroter vos factures ? N’hésitez pas à venir partager vos expériences et vos impressions dans les commentaires. N’oubliez pas de venir tester gratuitement notre logiciel de facturation en ligne pendant 15 jours. Vous avez des questions, besoin d’astuces ou envie d’une démonstration gratuite de notre logiciel ? Vous pouvez nous contacter à tout moment. Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.